La versione buona di un documento persa in una catena di e-mail, tre copie dello stesso file su cartelle diverse, due colleghi che modificano lo stesso foglio senza accorgersene. Che tu sia un tecnico IT chiamato a districare questa matassa o un impiegato alle prese con file e cartelle, sono tutte piccole perdite di tempo che, sommate su decine di persone e centinaia di giornate lavorative, diventano un problema concreto.
Ecco perché vogliamo parlarti di Microsoft 365, la suite cloud di Microsoft che, fra le molte altre cose, riunisce le applicazioni Office, la posta di Outlook, l’archiviazione su OneDrive e SharePoint e tutti gli strumenti di collaborazione come Teams.
Qui non ci interessa elencare cosa fa ogni singola app. Ci interessa mostrarti come parlano tra loro, come si integrano per migliorare il modo di lavorare di un team e, su scala più ampia, di un’intera organizzazione.
Cosa distingue Microsoft 365 da una semplice suite di app
La differenza si vede nel quotidiano. I file non vivono più sul disco del singolo pc ma su SharePoint e OneDrive, dove più persone possono aprirli e modificarli in contemporanea, con la certezza di lavorare sempre sull’ultima versione.
Teams diventa il punto in cui convergono chat, chiamate, riunioni e documenti, così non serve rimbalzare tra dieci strumenti scollegati. I calendari di Outlook si condividono e fissare un appuntamento smette di essere una trattativa a colpi di e-mail.
Sopra a tutto questo si possono costruire automazioni con strumenti come Lists o Power Automate, che tolgono di mezzo il lavoro manuale ripetitivo.
Il filo conduttore è uno solo: ridurre attriti e perdite di tempo, per un lavoro fluido che scorre davvero.
Produttività e collaborazione: cosa dicono i numeri
Uno studio Forrester per Microsoft (Total Economic Impact, febbraio 2025) ha analizzato un’organizzazione tipo da 150 dipendenti. Gli strumenti di collaborazione fanno risparmiare circa un’ora a settimana per utente, a cui se ne aggiunge mezza grazie all’archiviazione dei file in cloud. Il guadagno tocca anche il reparto IT, con 686 ore l’anno recuperate su gestione dei dispositivi, aggiornamenti e ticket di assistenza.
In un’analisi parallela sulle imprese più strutturate, sempre firmata Forrester per Microsoft (gennaio 2025), il solo Teams ha fatto risparmiare 1,9 ore a settimana per utente su attività di collaborazione. Sono numeri che tornano se si pensa che il tempo perso arriva proprio da quegli attriti che l’integrazione elimina.
L’ecosistema al lavoro: come lo usiamo noi in Planetel
La teoria vale fino a un certo punto; vogliamo dare un po’ di concretezza al discorso raccontando come usiamo questo ecosistema noi in Planetel, ogni giorno.
A livello di team
Nel marketing gran parte del lavoro passa da SharePoint: ci condividiamo cartelle e file sia tra di noi sia con i fornitori, in modo sicuro e ordinato, senza il rischio di perdere file o versioni. Lavoriamo, inoltre, sullo stesso documento in contemporanea anche quando siamo in sedi diverse o da casa, con facilità e in modo agile. Nessun allegato spedito avanti e indietro, nessun dubbio su quale sia la versione aggiornata, nessun doppione o file perso.
Per organizzare riunioni, call ed eventi usiamo i calendari condivisi tra Teams e Outlook: vedere le disponibilità di tutti e fissare un appuntamento diventa questione di pochi clic, non una rincorsa continua.
Stiamo, inoltre, introducendo anche Lists per tenere in ordine le informazioni, tracciare le attività e gestire i progetti con qualche automazione che ci alleggerisce dal lavoro manuale.
Una piccola rivoluzione, insomma, anche solo rispetto a una manciata di anni fa. E quando le cose funzionano così bene, ti dimentichi addirittura di tutto quello che prima non funzionava.
A livello di azienda
Il salto più grande lo abbiamo fatto mandando in pensione i vecchi server. Oggi file e cartelle vivono su SharePoint e sono raggiungibili in cloud da qualsiasi postazione e dispositivo.
Sulla comunicazione interna abbiamo costruito EveryDay Planetel, un intranet aziendale. Lì pubblichiamo news e comunicazioni generali, gestiamo la distribuzione dei biglietti per le manifestazioni che sponsorizziamo, presentiamo i nuovi colleghi. C’è anche una vera e propria rubrica interna, grazie alla quale è possibile cercare una persona e trovarne la foto, l’ufficio in cui lavora, il responsabile di riferimento e i contatti per raggiungerla.
Abbiamo poi aggiunto un sistema di prenotazione delle sale che ci semplifica non poco la vita. Quando crei un evento in Teams vedi quali sale riunioni sono libere e le prenoti al volo. Lo stesso principio si può estendere ad altro. Un nostro cliente, per dire, lo usa per far prenotare ai dipendenti furgoni e auto aziendali.
C’è poi tutto il discorso della sicurezza che è in mano al nostro IT: dalla gestione degli accessi ai sistemi e ai dispositivi alla protezione delle credenziali, dalle automazioni per combattere intrusioni all’ottimizzazione di accessi e autorizzazioni. Questo, magari, sarà l’argomento di un articolo a sé.
Soluzioni su misura, dalla piccola impresa alla grande azienda
Naturalmente tutto ciò che ti abbiamo illustrato lo proponiamo ai nostri clienti.
Microsoft 365 è un ecosistema enorme, spesso pacchettizzato, ma noi non lo consegniamo in confezione unica. Preferiamo partire dalle esigenze reali dell’azienda, dalla dimensione del team, dal modo in cui le persone lavorano già, e da lì costruiamo la configurazione giusta: quali licenze servono davvero, quali strumenti attivare subito e quali più avanti, come far migrare i dati dai sistemi esistenti senza fermare il lavoro.
Un abito cucito su misura, insomma, che funziona bene tanto per una realtà di poche persone quanto per una struttura con centinaia di postazioni.
Perché sceglierci come partner Microsoft 365
Oltre al fatto che tutto ciò che ti proponiamo l’abbiamo implementato in prima persona e i nostri collaboratori lo utilizzano ogni giorno, il valore aggiunto è che siamo Solutions Partner Microsoft per l’area Modern Workplace, la designazione con cui Microsoft riconosce chi dimostra competenza nell’aiutare le aziende a migliorare produttività e lavoro ibrido con Microsoft 365.
Tutti i nostri tecnici, poi, hanno diverse certificazioni ufficiali Microsoft; quindi, chi si affida a noi trova qualcuno che conosce la materia sul serio. La nostra Business Unit ITCare, infatti, è in grado di accompagnare il cliente sia a livello sistemistico sia consulenziale in ambito Microsoft e, più in generale, su tutto il supporto IT.
Se anche tu, come noi, vuoi portare l’operatività e la collaborazione della tua azienda su un altro livello, contattaci per una chiacchierata senza impegno. Ci trovi all’indirizzo e-mail [email protected] o allo 035204461.
Domande frequenti
Microsoft 365 è la suite cloud che comprende le app di Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, l’archiviazione su OneDrive e SharePoint e Teams. Rispetto al vecchio Office installato sul singolo pc, tutto è in cloud, connesso e accessibile da qualsiasi dispositivo: i file si modificano in contemporanea, le versioni restano allineate e la collaborazione avviene in tempo reale.
Sì, l’ecosistema si adatta alla dimensione dell’azienda. Anche una realtà con pochi addetti trae vantaggio dagli strumenti di collaborazione e dall’archiviazione in cloud. Secondo Forrester questi strumenti fanno risparmiare in media circa un’ora e mezza a settimana per utente. In Planetel configuriamo licenze e servizi in base a ciò che serve davvero, senza far pagare funzioni che l’azienda non userebbe.
Attivare le licenze è la parte facile. Il valore sta nel configurare l’ambiente sulle esigenze dell’azienda, far migrare i dati senza intoppi, formare le persone e avere un riferimento a cui rivolgersi quando qualcosa non va. Come Solutions Partner Microsoft per Modern Workplace, con tecnici certificati e assistenza sul territorio, seguiamo il cliente in tutte queste fasi.