Le minacce informatiche sono molto eterogenee sia in termini di caratteristiche sia per quanto riguarda i canali di diffusione. Hanno però una cosa in comune: quasi sempre passano dagli strumenti con cui l’azienda lavora ogni giorno.
Nel nostro primo articolo dedicato a Microsoft 365 abbiamo raccontato come l’ecosistema aiuta il personale aziendale a collaborare, condividere documenti e organizzare il lavoro. Avevamo, tuttavia, lasciato un punto in sospeso: il capitolo sicurezza. Eccolo.
Collaborazione e sicurezza con Microsoft 365
Quando si parla di Microsoft 365 vengono in mente Word, Excel, Outlook e Teams, nonché tutti quegli strumenti che usiamo quotidianamente sui nostri PC. Questa è la parte visibile e più nota dell’ecosistema, quella che le persone aprono ogni mattina.
A fianco, però, c’è un altro mondo, forse meno conosciuto perché più tecnico. Ha un compito diverso, ossia tenere sotto controllo il contesto in cui gli strumenti “comuni” vengono utilizzati.
La sicurezza Microsoft 365 attraverso quattro domande
Sviluppiamo il discorso attorno a quattro domande concrete, così da calare la complessità di questo argomento in ciò che, tendenzialmente, tocca la reale operatività aziendale. Lo scopo non è perderci tra nomi e sigle, bensì capire il problema che vanno a risolvere.
- Chi sta accedendo agli strumenti aziendali?
- Cosa sta arrivando dall’esterno?
- Da quale dispositivo si sta lavorando?
- Dove stanno finendo i dati?
Vediamole a una a una.
Chi sta accedendo davvero ai dati aziendali?
Le credenziali rubate restano una delle vie d’ingresso più battute dai malintenzionati. Chi entra con username e password validi non deve forzare niente, dal momento che si presenta alla porta con le chiavi giuste. Ed è un problema più diffuso di quanto sembri, come abbiamo visto parlando di credenziali esposte.
Il primo livello di difesa è l’autenticazione a più fattori, anche se oggi, da sola, non basta più. Con l’ingegneria sociale cambia tutto: gli attaccanti ingannano l’utente, lo fanno autenticare su pagine di login che sembrano reali e, senza forzare alcunché, rubano l’accesso.
Microsoft propone Microsoft Entra ID, il sistema che gestisce le identità dell’ecosistema. Oltre a custodire gli account, valuta le condizioni in cui un accesso avviene e permette di adottare metodi di autenticazione più solidi della coppia password e codice temporaneo. Tra questi ci sono le passkey, legate al dispositivo, che spostano la modalità di autenticazione dall’utente alla macchina.
Facciamo un esempio: un collega che apre la posta dal portatile aziendale registrato non si trova nella stessa situazione di una richiesta che arriva da un dispositivo mai visto prima, magari da un Paese in cui l’azienda non ha nessuno. Le due richieste vengono quindi valutate e trattate in modo diverso, sebbene l’identità che ha effettuato la richiesta di accesso sia la stessa.
Cosa arriva dall’esterno?
Concentriamoci, in particolar modo, sulla posta, che è il mezzo più utilizzato dall’azienda per scambiare informazioni con l’esterno.
In linea di massima, tutte le caselle hanno protezioni native contro malware e messaggi indesiderati. Specialmente chi possiede una casella cloud può contare su una prima barriera nativa contro le minacce esterne. Microsoft, mediante Defender for Office 365,aggiunge un’analisi più profonda su questa base.
Innanzitutto, gli allegati vengono aperti in un ambiente isolato prima di arrivare all’utente, così un file che si comporta in modo sospetto non finisce sul suo computer. Inoltre, i link vengono verificati anche nel momento in cui qualcuno ci clicca, non solo quando il messaggio viene consegnato; questo perché un indirizzo può essere pulito all’invio e diventare malevolo dopo, quando i controlli tradizionali hanno già dato l’ok. Infine, ci sono protezioni specifiche contro i tentativi di impersonare un collega o un fornitore, che è lo schema alla base della truffa dell’IBAN modificato.
Qui abbiamo messo il focus sulla posta, ma questa protezione riguarda anche file, materiali e documenti che girano tramite le altre applicazioni dell’ecosistema M365 come, per esempio, Sharepoint e OneDrive.
Da quale dispositivo si sta lavorando?
Microsoft 365 è sinonimo di produttività, flessibilità, cooperazione. Un must have per l’azienda moderna, e ne abbiamo parlato approfonditamente qui. Tuttavia, questi fattori portano con sé dinamiche con le quali il reparto IT deve inevitabilmente confrontarsi: i dati aziendali si spostano su portatili, smartphone e tablet, alcuni forniti dall’azienda e altri, magari, no.
Naturalmente Microsoft è consapevole di questa complessità e mette a disposizione strumenti ad hoc per rendere l’intero ecosistema al contempo comodo e sicuro.
Torniamo, dunque, a parlare di Microsoft Defender, che protegge il dispositivo andando oltre l’antivirus classico. Non si limita, infatti, a riconoscere un file già catalogato come pericoloso ma ne osserva i comportamenti sulla macchina e segnala quello che non torna, anche quando la minaccia è nuova.
Cosa diversa e complementare è Microsoft Intune, che governa il dispositivo e stabilisce quali requisiti deve rispettare per accedere ai dati aziendali, quali applicazioni possono trattarli e cosa fare se il device viene smarrito. Un esempio è quello di un dispositivo che, malgrado funzioni perfettamente, risulta fuori regola poiché non è aggiornato e quindi non rispetta le policy aziendali. In questo caso l’accesso ai dati può essere limitato anche con credenziali corrette.
Dove finiscono i dati?
Una parte consistente dei danni nasce da episodi ordinari, slegati dalle azioni di hacker malvagi. Parliamo, ad esempio, di file allegati alla mail sbagliata, di cartelle condivise con un link pubblico, di dati di un cliente copiati su una chiavetta.
Su questo fronte lavora Microsoft Purview, che consente di classificare i contenuti in base alla loro riservatezza e di legare a ogni classificazione delle regole, per esempio la cifratura o il divieto di inoltro. Le funzioni di prevenzione della perdita di dati riconoscono informazioni sensibili dentro messaggi e file e possono bloccarne la condivisione verso l’esterno.
Vale la pena, da ultimo, soffermarsi su un equivoco che incontriamo spesso: “con Microsoft 365 è tutto in cloud, quindi è già al sicuro“. In realtà non è così semplice e il tema della divisione dei compiti è più netto.
Microsoft, dal canto suo, si occupa dell’infrastruttura, della sua sicurezza fisica e della disponibilità del servizio. I contenuti restano dell’azienda, e con loro la responsabilità di poterli recuperare a fronte di imprevisti vari. Esiste un servizio di backup dedicato per Exchange Online, SharePoint e OneDrive, ma va attivato e configurato separatamente, non è compreso negli abbonamenti che garantiscono esclusivamente un sistema di retention.
Ecco perché, davanti a un cliente, mettiamo sul tavolo anche il tema del backup. Le nostre soluzioni di Backup as a Service conservano i dati nei nostri data center in Italia, con politiche di conservazione e tempi di ripristino concordati insieme e non ereditati da un’impostazione predefinita.
Sicurezza con M365: come la gestiamo noi in Planetel
Quello che proponiamo ai nostri clienti è ciò che anche noi stessi utilizziamo ogni giorno. Vale per la parte di Microsoft 365 legata alla produttività, come abbiamo già approfondito, e vale, appunto, anche per la parte di sicurezza.
Ad esempio, abbiamo accentrato tutte le autenticazioni sull’identità Microsoft 365. Oggi i nostri colleghi usano le stesse credenziali per entrare nelle applicazioni Office, nel CRM e nella VPN: un’unica chiave, controllata da un unico posto. Niente password diverse per ogni strumento, nessun login incontrollato e meno occasioni di sbagliare nella gestione degli account.
Questo cosa comporta? Il primo effetto riguarda la sicurezza. Le regole che abbiamo definito, dalla verifica dell’identità ai controlli sulle condizioni di accesso, valgono su tutti gli applicativi collegati. La flessibilità che questo approccio veicola rappresenta un vantaggio evidente.
Il secondo riguarda la gestione ordinaria, che è meno appariscente ma pesa parecchio. Abilitare un nuovo collega oppure revocare gli accessi quando una persona lascia l’azienda diventano operazioni semplici e fluide. Con una strategia di questo tipo si ottimizza l’onboarding di nuovi utenti e si evitano situazioni spiacevoli laddove è necessario cessare accessi e licenze.
ITCare, un solo interlocutore per tutto l’ecosistema
Avere gli strumenti e usarli bene sono due cose diverse, così come attivare una licenza non mette in sicurezza un’azienda. I modelli descritti fin qui entrano in funzione quando c’è un direttore d’orchestra che definisce le regole di accesso, registra i dispositivi, imposta le protezioni sulla posta, decide quali informazioni sono riservate e controlla che gli avvisi generati vengano letti da qualcuno. Va detto anche che i piani Microsoft 365 non offrono tutti le stesse protezioni. È una valutazione da fare sul caso specifico.
In Planetel, il riferimento per l’ecosistema Microsoft 365 è la nostra Business Unit ITCare, che accompagna il cliente lungo tutto il percorso: dalla scelta e fornitura delle licenze alla configurazione dell’ambiente; dall’help desk quotidiano alla gestione dell’IT nel tempo. Un unico interlocutore, quindi, in grado di individuare le reali necessità, impostare la strategia migliore e seguire il cliente quotidianamente.
In aggiunta siamo Solutions Partner Microsoft per l’area Modern Workplace e i nostri tecnici hanno diverse certificazioni ufficiali Microsoft. Ciò significa che trovi persone altamente qualificate che conoscono il tuo ambiente, la tua storia e possono venire in sede da te quando serve.
Scrivici a [email protected] o chiamaci allo 035 204461. Partiamo da una verifica del tuo ambiente Microsoft 365, poi ne parliamo.
