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Nelle ultime settimane si è ormai soliti sentir parlare di PEC, INAD, Domicilio Digitale, obblighi e di molti altri termini che potrebbero lasciare spiazzati coloro che, magari, hanno meno dimestichezza con l’ambiente digitale affine alla Posta Elettronica Certificata. Vediamo ora di fare un po’ di chiarezza sull’argomento, chiarendo il significato di queste espressioni ed evidenziando sia le novità riguardanti tale settore sia le eventuali azioni da intraprendere da parte dei cittadini.
Prima di entrare più nello specifico analizzando lo scenario futuro nella sua globalità, è bene accennare velocemente alle fondamenta su cui poggia l’intero palazzo, ossia la PEC. Tre lettere, infatti, che formano l’acronimo di Posta Elettronica Certificata, ossia un sistema introdotto per allineare l’immediatezza e la comodità insite nell’invio di semplici e-mail con la crescente necessità di conferire a tali messaggi un valore legale per quanto concerne il processo di consegna. In altre parole, per trasmissione PEC si fa riferimento a uno scambio di messaggi e-mail tra due indirizzi di posta elettronica che si avvalgono entrambi del servizio di certificazione fornito da un Gestore PEC. Di fatto, con la PEC si è di fronte a una tipologia particolare di e-mail che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell’invio e della consegna.
Per approfondire l’argomento PEC e le novità europee in materia di Posta Elettronica Certificata:
Oltre al termine PEC, le altre due espressioni ricorrenti sono Domicilio digitale e INAD. Il valore aggiunto di queste novità sta nell’imperativo Basta raccomandate cartacee!
Ma procediamo gradualmente. Il domicilio digitale è, semplificando, la stessa cosa dell’indirizzo di casa, vale a dire le “coordinate” residenziali dove siamo soliti ricevere comunicazioni, pacchi, volantini pubblicitari e molto altro. Il domicilio digitale è la trasposizione virtuale di ciò. Un qualcosa davvero semplice, quindi, come semplici sono pure le modalità attraverso cui attivarlo. In linea di massima, basterà richiedere una propria e-mail certificata (PEC) ed eleggerla a recapito personale per tutte le comunicazioni a valore legale, anche e soprattutto nei confronti della Pubblica Amministrazione.
Due passaggi, dunque, più immediati di quanto si possa pensare. Il primo prevede l’acquisto di una PEC personale, il quale può velocemente essere concluso sul portale di un gestore come comprapec.planetel.it. Una volta configurata la casella, il secondo step consiste nella registrazione gratuita del proprio domicilio digitale presso l’indice INAD, raggiungibile dal sito domiciliodigitale.gov.it, tramite SPID, CIE o CNS.
Da ultimo, è opportuno specificare cosa sia l’INAD. Come già accennato in precedenza, si tratta dell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, ovvero il “contenitore” di tutti gli indirizzi PEC registrati, appunto, come domicilio digitale. È stato istituito ai sensi dell’art. 6-quater del CAD e nasce dalla collaborazione fra l’Agid, il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio e Infocamere, la società delle Camere di commercio per l’innovazione digitale.
“Posso richiedere la mia PEC direttamente su INAD?” – “Verrò tempestato di comunicazioni indesiderate e pubblicitarie?”
Queste sono solo due delle domande principali che possono giustamente sorgere, di primo impatto, dinnanzi alla prospettiva del Domicilio Digitale. In entrambi i casi la risposta è negativa. Relativamente al primo dubbio, una risposta la si può già trovare al paragrafo precedente. Come detto, l’indice INAD è dedicato unicamente alla registrazione dei domicili digitali, mentre per acquistare un servizio di Posta Elettronica Certificata è necessario rivolgersi ai soggetti che erogano o distribuiscono servizi PEC.
Per quanto riguarda la seconda preoccupazione, è bene ribadire che la Posta Elettronica Certificata e, di conseguenza, il proprio Domicilio digitale può essere raggiunto soltanto da comunicazioni a carattere legale. In nessun modo, dunque, enti terzi sono autorizzati all’invio di messaggi indesiderati ed etichettabili come SPAM.
Un punto indubbiamente cruciale dell’intero discorso concerne chi, nel concreto, può usufruire di questo servizio registrando il proprio Domicilio Digitale presso l’INAD. In tal senso le categorie abilitate sono tre.
Innanzitutto, le persone fisiche che abbiamo compiuto il diciottesimo anno di età e che abbiano la capacità di agire. In altre parole, tutti i maggiorenni che desiderano possedere un proprio indirizzo di posta elettronica certificata hanno, ora, la possibilità di usufruirne per abilitare un domicilio digitale dove ricevere le comunicazioni a valore legare a loro destinate.
Secondariamente, questa opportunità si riferisce ai professionisti che svolgono un lavoro non organizzato in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013. Relativamente agli indirizzi PEC dei professionisti presenti in INI-PEC, invece, quest’ultimi verranno eletti automaticamente anche su INAD in qualità di domicili digitali di persone fisiche.
In terzo luogo, l’iscrizione all’indice è consentita agli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC.
Costo, obbligatorietà, consultabilità e condivisione sono quattro macroaree alle quali è opportuno dedicare qualche riga per diramare ulteriori perplessità legate al Domicilio Digitale.
Parlando di costo, tutto ciò che riguarda il secondo step della procedura è completamente gratuito. Eleggere il proprio domicilio digitale presso l’INAD non contempla alcun costo, così come gratuiti sono tutti i servizi disponibili sul portale quali richieste di registrazione, modifica e cessazione. Il primo passaggio, ossia l’acquisto della PEC, prevede, invece, dei costi, i quali dipendono naturalmente dall’Operatore che eroga la PEC e dalla tipologia di servizio selezionato. Planetel, in quest’ottica, fornisce una soluzione di Posta Elettronica Certificata a soli 2,50€ per il primo anno*.
Venendo, poi, al concetto di obbligatorietà, l’elezione del Domicilio Digitale è assolutamente facoltativa per i privati cittadini. Le Pubbliche Amministrazioni, infatti, continueranno ad inviare i propri messaggi legali tramite raccomandata. Tuttavia, va considerata la possibilità che, in futuro, possano essere addebitati costi aggiuntivi per la consegna delle comunicazioni non mediante il domicilio digitale ma attraverso la metodologia cartacea tradizionale.
Per quanto attiene alla consultabilità dell’indice INAD, chiunque può prendere visione del database senza necessità di autenticazione ai sensi dell’art. 6-quinques del CAD. Ad ogni modo, esso verrà utilizzato principalmente dalle Pubbliche Amministrazioni per aggiornare i recapiti dei cittadini.
Infine, un appunto significativo è quello che attiene alla possibilità di condividere con altri il proprio Domicilio Digitale: essendo strettamente personale, ad ogni utente registrato su INAD deve corrispondere in modo univoco e bidirezionale un indirizzo PEC. Ciò è fondamentale anche in termini di riservatezza e privacy.
* Dal 2° anno: a prezzo di listino, attualmente € 7,95
Perché, quindi, dovrei dedicare tempo e denaro, seppur in misura minima, per avere un Domicilio Digitale? Questa è una domanda che un privato cittadino potrebbe legittimamente porsi arrivati a questo punto dell’articolo. La risposta è tanto semplice quanto obiettiva: perché i vantaggi derivanti da questa possibilità sono davvero allettanti. Innanzitutto, eleggere un indirizzo PEC a Domicilio Digitale significa ricevere e spedire comunicazioni a carattere legale in maniera molto più semplice e immediata rispetto a una raccomandata postale. Questo si collega direttamente al secondo vantaggio, vale a dire evitare lunghe code ed estenuanti tempi d’attesa agli uffici postali. In terzo luogo, possedere un Domicilio Digitale consente di accedere alle comunicazioni, ai documenti e alle informative in qualsiasi momento e da qualsivoglia luogo. Ciò azzera le problematiche e le conseguenze legate a mancati recapiti, trasferimento di abitazione, assenza da casa, mancata giacenza e così via. Da ultimo, anche la convenienza economica è garantita; basti pensare che inviare una sola raccomandata costa spesso più del servizio PEC per un intero anno.
Ciò che emerge da questa dinamica è sostanzialmente uno scenario che mette in luce evidenti risparmi sia di tempo che di denaro, oltre ad altri fattori di convenienza quali un archivio digitale delle proprie comunicazioni legali, un dialogo semplificato con le istituzioni, una completa sicurezza e riservatezza e un abbattimento dell’impatto ambientale dovuto al minor spreco di carta.
Di fronte al possibile timore che l’elezione della PEC a Domicilio Digitale possa trasformarsi in un canale di affluenza per posta indesiderata, messaggi pubblicitari, marketing aggressivo, SPAM e molto altro, è bene concludere questo articolo evidenziando come le finalità di questo servizio siano unicamente e indiscutibilmente “istituzionali”. Ai sensi dell’art. 3-bis comma 4 del CAD, infatti, gli unici messaggi che arriveranno al Domicilio Digitale dell’utente saranno soltanto a carattere legale, ad esempio quelli relativi a rimborsi fiscali, detrazioni d’imposta o accertamenti amministrativi. Di fatto, niente di diverso dalle raccomandate che si ricevono già oggi dalla Pubblica Amministrazione se non per il supporto e il luogo, non più cartaceo e a casa bensì digitale e ovunque ci si trovi.
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