24/02/2023

Riconoscimento del titolare: la PEC apre i confini all’Europa

Che cosa cambia per l’Italia?

La posta elettronica certificata, detta anche PEC, è un sistema di comunicazione elettronica per inviare e ricevere comunicazioni aventi valore legale, equiparabili ad una raccomandata con una ricevuta di ritorno. È, a tutti gli effetti, uno dei tanti passi verso la digitalizzazione che il nostro Paese ha compiuto con l’obiettivo di ridurre e dematerializzare i processi documentali.

Con la definizione dello standard ETSI EN 391 532-4 a giugno 2022, la PEC fa un ulteriore passo avanti, aprendo i suoi confini all’Europa e diventando così un sistema di comunicazione qualificata a livello europeo.

Il passaggio alla PEC europea apporta due fattori imprescindibili e significativi:

  • Il riconoscimento del titolare;
  • L’accesso tramite la verifica a due fattori dell’identità (per saperne di più, clicca qui).

Si tratta di una vera e propria fase di transizione durante la quale vengono aggiunti degli add-on alla PEC, così da renderla adeguata ai nuovi standard europei pur rimanendo all’interno delle regole della “tradizionale” Posta Elettronica Certificata.

Dopo aver spiegato, brevemente, le novità legate alla PEC europea, è indispensabile, entrare nel dettaglio del primo grande cambiamento: il riconoscimento del titolare.

Riconoscimento del titolare: prima e dopo

È bene sottolineare che la PEC italiana, prima del nuovo standard ETSI, non si allineava al criterio qualificato europeo (SERCQ) che implica la verifica dell’identità degli utilizzatori. Fino ad ora, infatti, garantiva solo il contenuto, la data e l’ora di invio del messaggio. L’obiettivo dell’impostazione europea alla Posta Elettronica Certificata è quello di riuscire a certificare, mediante una semplice procedura di riconoscimento, anche il titolare della relativa casella.

Questa identificazione è uno step obbligatorio e, come tale, è richiesta necessariamente ai titolari di caselle PEC, siano essi Persona Fisiche o Rappresentati Legali di Persona Giuridica. Per i Rappresentanti Legali di Persone Giuridiche, inoltre, deve essere accertata anche la nomina a svolgere i poteri di rappresentanza.

Come funziona il riconoscimento del titolare?

Per procedere con la pratica di riconoscimento e identificazione il titolare dovrà effettuare l’accesso alla casella PEC, dotandosi dei seguenti dati e strumenti:

  • Telefono Cellulare
  • Documento di Identità valido
  • Codice fiscale
  • Documentazione originale attestante i poteri di rappresentanza (in caso si tratti del Rappresentante Legale di Persona Giuridica)
  • Strumento di identificazione elettronica del titolare tra quelli riconosciuti dalla Commissione Europea, a successiva garanzia di attendibilità del mittente del messaggio:
    • SPID di Livello 2 con credenziali di accesso
    • Firma Digitale con PIN e dispositivo di firma collegato al computer
    • Firma Remota con credenziali e codice OTP
    • CIE con PIN della carta e lettore NFC contactless collegato al computer
    • TS-CNS (Tessera Sanitaria – Carta Nazionale dei Servizi) con PIN rilasciato in fase di attivazione e lettore compatibile collegato al computer
    • Sistema audio-video del computer funzionante

L’intero processo di identificazione del titolare della casella di Posta Elettronica Certificata può prevedere quattro stati, con la possibilità, per l’utente, di tener traccia della fase in cui la sua attivazione si trova.

  1. Da confermare: il riconoscimento non è ancora stato eseguito;
  2. Verifiche in corso: il riconoscimento è in lavorazione;
  3. Documenti mancanti: la documentazione risulta non corretta o incompleta;
  4. Completato: il riconoscimento è stato eseguito correttamente.

Il riconoscimento del titolare può svolgersi anche di persona presso uno Sportello territoriale autorizzato. Si realizza dunque l’attività di identificazione dell’utente direttamente dal vivo, senza il media digitale. In questo caso, il titolare, dopo aver effettuato la procedura di validazione dell’identità in presenza dell’operatore, conferma e sottoscrive elettronicamente la contrattualistica.

Esiste, tuttavia, anche una soluzione che si potrebbe definire ibrida, in virtù della quale si avvia il processo online validando e confermando alcuni dati, anticipando l’inserimento di altri e, conseguentemente, accorciando i tempi di attesa, propri e altrui, allo sportello.

Quali sono i vantaggi legati al riconoscimento del titolare?

  • Valenza legale e sicurezza delle comunicazioni: le ricevute possono essere utilizzate in ambito di contenzioso a riprova dell’invio e della ricezione di un messaggio;
  • Risparmio notevole in termini di costi e tempo;
  • Riduce l’incidenza di invii di posta indesiderata;
  • Comunicazioni aventi valore legale con Pubbliche Amministrazioni, utenti, enti ed imprese europee;
  • Validità dei messaggi estesa a 30 anni.

 

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